Per què la gestió del coneixement és cada cop més difícil?
Moltes empreses s'enfronten als dilemes següents: els empleats marxen i s'emporten la seva experiència amb ells, les retrospectives dels projectes es converteixen en simples formalitats, els mateixos problemes es repeteixen repetidament i les millors pràctiques no es poden replicar. La causa principal és que el coneixement sovint roman atrapat en les ments individuals, els dipòsits de documents i els fitxers adjunts de correu electrònic-mai capturats, connectats o activats de manera eficaç. El repte principal de la gestió del coneixement mai ha estat l'elecció d'eines tècniques, sinó com construir un mecanisme que permeti a les persones contribuir de manera voluntària, accedir fàcilment i actualitzar contínuament el coneixement.
Quatre pràctiques bàsiques en detall
1. Captura de coneixement: el primer pas del tàcit a l'explícit
El coneixement tàcit resideix en la ment dels empleats experimentats i és difícil d'articular i transferir. La captura eficaç del coneixement requereix mètodes estructurats per externalitzar-lo. Els enfocaments recomanats inclouen:
· Retrospectives del projecte: seguiu el marc de cinc-passos de "Objectiu - resultats - llacunes - causes - millores"
· Entrevistes amb experts: utilitzeu la tècnica d'incidents crítics per descobrir la lògica-de prendre decisions en escenaris típics
· Documentació del registre de treball: guieu els empleats per registrar el procés de gestió de problemes no-de rutina
2. Organització del coneixement: fer que el coneixement sigui fàcil de trobar
El coneixement capturat emmagatzemat de manera desorganitzada no és millor que les escombraries digitals. L'objectiu de l'organització del coneixement és millorar l'eficiència de la recuperació i la qualitat de la comprensió mitjançant la classificació, l'etiquetatge i l'associació. Pràctiques recomanades:
· Establir un sistema de classificació unificat: categoritzar per línia de negoci, funció, escenari o tipus de problema
· Introduir la tecnologia de gràfics de coneixement: enllaçar entitats i relacions de manera que trobar una peça condueixi a un grup de coneixements relacionats.
· Establir estàndards de metadades: inclou camps com ara el creador, el projecte associat, els escenaris aplicables i la data de caducitat
3. Aplicació de coneixement: integrada en fluxos de treball, no autònom
El fracàs més gran de la gestió del coneixement és construir una base de coneixement que ningú utilitza. Una estratègia d'aplicació reeixida impulsa el coneixement als escenaris on es treballa realment. Els casos d'ús típics inclouen:
· Fase d'inici del projecte: impulsar experiències històriques i guies de trampes de projectes similars
· Atenció al client: proporcionar als representants del servei una biblioteca de solucions immediata
· Incorporació de nous empleats: accelerar l'adaptació de rols i l'adquisició d'habilitats mitjançant la base de coneixement
4. Renovació del coneixement: mantenint la vitalitat i la rellevància
El coneixement té un cicle de vida. El coneixement obsolet no només és inútil, sinó que també pot enganyar la presa de decisions-. Accions clau per construir un mecanisme de renovació contínua:
· Establiu un mecanisme de revisió regular: feu un inventari dels recursos de coneixement trimestralment o semestralment{0}}
· Crear bucles de comentaris: permet als usuaris puntuar, comentar o informar d'errors en les entrades de coneixement
· Identificar senyals de frontera: complementa de manera proactiva els coneixements emergents i els coneixements sobre tendències mitjançant el seguiment de la indústria
Cas d'escenari: pràctica en una empresa tecnològica
Una empresa tecnològica en creixement va incorporar la gestió del coneixement en tot el seu procés d'R+D. Després de cada iteració, van realitzar una "micro-retrospectiva" de 15-minuts, produint un resum d'una-pàgina de les troballes clau. També van crear una wiki interna on qualsevol podia crear o millorar entrades. Sis mesos després, l'eficiència de l'avaluació de riscos abans del llançament de noves funcions va augmentar un 40 % i els defectes recurrents de baix-nivell es van reduir un 35%. La seva experiència es va resumir en un eslògan: "No hi ha grans teories, només problemes reals".
Observacions de cloenda del número
L'objectiu final de la gestió del coneixement no és la integritat dels documents, sinó la qualitat de les decisions i l'eficiència de l'acció. Cada transferència de coneixement és una amplificació de la saviesa. A partir d'avui, examineu el vostre equip: quines experiències queden sense registrar? Quina informació roman desenllaçada? Quins coneixements queden sense utilitzar? Deixeu que la gestió del coneixement passi del concepte de columna a la pràctica diària.
Cita de l'emissió:
"El coneixement no utilitzat són només dades; l'experiència no provada és només una opinió. Deixeu que el coneixement flueixi perquè es converteixi en la veritable base per a la presa de decisions-".